Introducción

De acuerdo al Modelo de Referencia de Negocio publicado en la Arquitectura Integrada de Gobierno la arquitectura de negocio define la estrategia, gobernanza y procesos claves del negocio.

El Modelo de Referencia de Negocio identifica los componentes mínimos que definen a la Dimensión Negocio con el fin de contar con una visión clara de la Organización desde el punto de vista de su negocio. Para la arquitectura de negocio de Trámites en Línea se definieron los componentes que aparecen en el siguiente diagrama:

Descripción de los Componentes

Visión

Se refiere hacia dónde se dirige el Organismo a largo plazo, para concretar su misión. La Visión de Trámites en Línea es "Ser innovadores en la oferta de servicios digitales al ciudadano, brindando servicios de calidad, que se anticipen a sus necesidades."

El Organismo que implementa sus trámites puede tener una visión propia con beneficios a lograr.

Misión

Se refiere a cuál es el propósito; lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa. La Misión de Trámites en Línea es "Acercar al ciudadano al Estado, brindándole alternativas para el relacionamiento, permitiendo reducir costos, tiempos de traslado y espera, reduciendo además las brechas de distribución territorial y la concentración de recursos y servicios en la capital."

La misión tiene que acompañar la visión definida para trámites en el Organismo.

Cometidos

Es el respaldo legal que indica por qué se creó, cuál es su finalidad.

El artículo 73, Ley de Presupuesto Nº 19.355 de 2015: crea el “Proyecto Trámites en Línea” con el objetivo de promover y desarrollar estrategias de simplificación, priorización y puesta en línea de los trámites de las entidades pública que por su naturaleza puedan realizarse por un canal distinto al presencial, y le asigna a AGESIC la dirección, gestión y contralor del proyecto.

Estrategia/Planificación

La Estrategia/Planificación para Trámites en Línea, queda definida por:

• La Guía de Implantación con las actividades y productos a ejecutar. Los trámites podrán implantarse en diferentes fases y el Organismo deberá decidir qué trámites se implantarán en cada fase hasta llegar al 100%.
• El Modelo de Trámites para la publicación de un trámite o servicio en la Web: patrones por categoría de trámites, atención ciudadana, gestión del cambio, estándares de interfaz de usuario, arquitectura de trámites y aspectos de ciberseguridad y comunicación. Puede acceder al Modelo de Trámite completo, utilizándo el siguiente link.

Información

Se refiere a la información necesaria para el logro de los objetivos estratégicos y la operación de la Organización. En el caso de Trámites en Línea, se definió como información necesaria la siguiente:

• Requisitos que se necesitan para llevar a cabo los trámites, analizando el valor que pueden tener para el Organismo, y valorando la pertinencia de las oportunidades que ofrece.
• Inventario de todos los trámites.
• Priorización del negocio.
• Información que se intercambia en las interacciones entre trámites propios y con otros Organismos.
• Necesidades de la ciudadanía.
• Normativa que regula los trámites.

Es posible que esta información no esté totalmente disponible, por lo que deberán identificarse los proyectos necesarios para conseguirla.

Organización (Estructura Organizacional)

Es la definición de roles para Trámites en Línea: Equipo transversal para la implantación, la sostenibilidad y mejora continua. Podrá acceder a la definición de estos roles, en el documento adjunto “Estructura sugerida de equipo transversal tramites en linea”, que se encuentra en esta misma página. 

Procesos de negocio/reglas de negocio

En el contexto de Trámites en Línea, este componente se refiere a la Metodología para gestionar los procesos de los Organismos y sus relaciones dentro del mismo, con el ciudadano y con otros Organismos del Estado. Se deberá:

• Identificar la totalidad de los procesos necesarios para el sistema de gestión.
• Considerar que los procesos identificados aporten valor.
• Determinar la secuencia de los procesos identificados.
• Fijar la forma en la cual interactúan los procesos.
• Implementar acciones necesarias para la mejora continua de los procesos.
• Realizar la medición y el monitoreo de los procesos identificados.

Portafolio de Proyectos

Son los proyectos que se ejecutan en el Organismo para la implantación de los trámites en línea.

En este punto el Organismo debe establecer el portafolio de proyectos para la implantación de trámites en línea y/o mejora de trámites ya existentes.

AGESIC pone a disposición algunas buenas prácticas para la gestión de proyectos:

• Guía Metodológica para la Documentación de Proyectos (v 4.0)
• Modelo de Gestión del Cambio
• Modelo de Interfaz de Usuario

Portafolio de Productos/Servicios

Los trámites en línea son los servicios que entregan/prestan las diferentes áreas funcionales, tanto sea de apoyo como de negocio, al propio Organismo, a la ciudadanía y a otros organismos.

Para cada producto o servicio deben definirse medidas e indicadores que permitan conocer la evolución de los mismos y la eficiencia en la ejecución.

Se debe establecer acuerdos de servicios con la ciudadanía y otras organizaciones.

Aliados estratégicos

Son las Organizaciones que colaboran al logro de los objetivos del organismo para los trámites en línea. Pueden ser públicas o privadas. Parte de esto está soportado por acuerdos de intercambio de información, productos y servicios en los cuales ambas partes resultan beneficiadas por el logro de sus objetivos estratégicos.

• Agesic para el apoyo a la implantación de trámites en línea
• Sociedad civil para transmitir las demandas de la sociedad y conocer como mejorar la relación con el Estado.
• Principales Organismos del Estado para intercambiar datos transversales: DNIC, DGI, BPS.

Gobernanza/calidad/métricas/evaluación de impacto

Es el conjunto de procedimientos y buenas prácticas que permite la armonía entre los distintos componentes, el control de resultados y el desarrollo planeado de la AG/AE, identificando las interrelaciones entre los componentes y el impacto de los cambios.

• Gobernanza: dados los cometidos de trámites en línea del organismo, y contando con la información, generar el programa de proyectos de implantación de trámites en línea, y asegurar su sostenibilidad y mejora continua.
• Ejemplos de Indicadores:
  • % de trámites que se inician y finalizan con éxito.
  • Duración media del trámite, antes y después de ponerlo en línea.
  • Cantidad de requisitos antes y después de la simplificación de trámites.
• Buenas prácticas:
  • Monitoreo del funcionamiento de trámites en línea.
  • Ajustes de procesos en base a los resultados anteriores.
  • Revisión de impacto en los distintos componentes al cambiar uno de ellos, como por ejemplo, la estrategia.

Anexo - Herramientas para Arquitectura de Negocio

En el siguiente link, podrá encontrar un resumen de las principales herramientas a ser utilizadas al momento de definir una Arquitectura de Negocio:

• Herramientas para Arquitectura de Negocio

Anexo - Entorno de la Arquitectura de Negocio

En el siguiente link, podrá encontrar un resumen de los distintos componentes del entorno de la Arquitectura de Negocio:

• Entorno de la Arquitectura de Negocio